档案承载关爱 温暖护航成长

档案是生命之树的年轮，也是每个人的断代史。而对于许昌市社会福利院来说，档案承载的不仅是院内孩子成长的历史，而且是一份份深沉的爱与责任。

从手写档案到如今日渐完善的儿童档案信息化管理体系，10年间，市社会福利院聚焦儿童福利机构业务档案信息化建设，坚持以“一切为了孩子、为了孩子一切、为了一切孩子”为根本遵循，秉承“儿童权益优先”工作理念，通过传承“人工手写”档案传统、规范“一人五档牵一生”管理体系、赋能电子档案信息管理系统等一系列扎实举措，不断完善提升儿童档案信息化管理水平，以业务档案信息化助力机构精细化服务，护航孩子成长之路。

在6月9日“国际档案日”前夕，记者走进市社会福利院，聆听手写档案背后的故事，感受数字档案背后的爱与温暖。 

手写档案 笔端流淌爱的温度

5月30日，市社会福利院档案室内，夏日的阳光透过玻璃洒在档案架上，一排排整齐的浅蓝色档案夹被镀上了一层柔和的金色。市社会福利院护理部主任李磊随手抽取一本标注着“抚育班组交班记录（2015年）”字样的档案盒。

“2015年5月28日23时59分收入一男童，头围31cm，胸围26cm，身长42cm，收入时无哭闹，脐带未脱落，入院初步诊断低体重早产儿……”“2015年6月30日，小曼身上抹皮康王数次，美琳喷锡类散3次”……打开档案盒，布满褶皱的纸张已微微泛黄，上面的字迹却工整、清晰。

“从2015年到现在，我们每一名护理员都坚持手写儿童成长档案，分门别类记录孩子入院以来生活的点滴，如每日大小便、奶粉喂养、送医诊疗、跟踪康复、回归安置等情况。这样一本本有温度的翔实记录，成为儿童后续养育、康教、医疗、回归安置的第一手资料，稳稳托举起在院儿童整个生命周期的成长。”李磊看着档案架上一排排档案深有感触地说，人工手写档案一直是市社会福利院的传统，也是每个护理员在日常工作中形成的习惯。

在市社会福利院，除了存放档案记录的档案室外，还有一间精心设置的寻根室，单独对孩子们入院时随身携带的包裹被褥、贴身衣物和其父母留下的信笺纸条、贵重物品等资料进行统一归类存放。“你看，这是我们院一个儿童被收养时，疑似其亲生父母留下的手写信。”李磊翻开一封夹在档案中的3页手写信件，信纸上详细记录着孩子所患疾病。

“我们安排专人将这些重要物品进行清洗消毒，用寻根袋单独密封保存，并逐个标记上孩子入院时的详细信息，希望把这些‘念想’留给孩子们，让他们记住自己的根在许昌，也能够寻回自己对家乡亲人的牵挂。”李磊说。

规范管理 打造儿童专属档案

在市社会福利院档案室内的档案架上，一排排附带孩子照片的档案盒格外引人注目。档案盒上，孩子的笑脸稚嫩而纯真。打开档案盒，档案首页上“档号”“全宗号”“类别代码”等信息一清二楚。

“整理档案是档案工作的基础。从2022年起，我们对院内档案进行了分类整理，并专门开辟档案室进行存放。”李磊说，为提升院内档案管理工作规范性，在市档案馆指导下，市社会福利院将儿童收养送养、医疗康复、养护教育、社工安置档案整合归档、分类保存，形成入院寻根档案、生活护理档案、医疗康复档案、成长教育档案、社工安置档案。同时，市社会福利院还将儿童收养送养、医疗康复、养护教育、社工安置档案整合归档，申请档案全宗号，对院内所有儿童从进入机构、在机构生活直至离开机构的档案进行统一分类、编排，及时录入儿童档案电子信息系统，严格按程序进行归类保存，使得文件材料形成动态性、档案管理成套性。

“每个孩子的专属档案盒里都存有其入院情况、体重监测、用药记录、成长照片等，翻开档案，就能知道孩子每一天的生活情况。”谈及建立档案的初衷，李磊说，“我们院内的孩子大多有不同程度的残疾，体质较弱。我们建立档案，不仅是对其身体状况的监测，还是护理员与其建立情感链接的方式，更是我们通过档案精细化管理实现精准化服务的重要途径。”

档案工作是一项严谨、细致、繁杂的工作，做好档案工作就要做到一丝不苟、精益求精。为了尽可能搜集更加全面的资料，市社会福利院依托每周院联席会议，组织各部门及时把有留存价值的档案资料完整收集归档，并对护理员、康复师、特教老师等相关工作人员进行督导，加强养护、医疗、学校、康复、社工等各部门业务交流，全面提高业务科室档案交接工作的精准性、有效性，确保儿童入院、养护、康教、就医、寄养、评估、离院材料全面齐整。

数字赋能 提升服务管理水平

随着时间流逝，市社会福利院的档案日益增多。如何保管好这些档案并发挥其价值一直是市社会福利院思考的问题。

“在实践中，我们认识到，从儿童信息的摸排、建档和更新到政策宣讲和业务培训，再到检测评估、个案会商、服务转介、精神关怀、法律援助等事项的协调推进，都离不开一整套完善的档案信息管理体系。”李磊说，“为了补齐传统管理模式数据分散、信息查询效率低等短板，更好地发挥档案作用，2022年，我们在对纸质档案进行整理的同时，同步启动了电子档案建立工作，推动实现数字化‘一人一档’儿童全流程管理。”

在纸质档案的基础上，市社会福利院为每名孩子编写档案号，将入院信息、康教融合、就医、社工安置等情况分门别类地制成电子文件夹，对应每名孩子的个人专属成长档案，并在索引、编辑、添加、查找等方面逐步完善功能，以点带面规范儿童个人专属电子档案信息。

档案信息的规范化管理也显著提升了市社会福利院精细化管理水平。该院结合院内不同类型业务档案特点，通过系统整合各领域档案信息，提升服务在院儿童科学养育、残疾儿童康复训练、适龄儿童教育就学、偏差儿童心理疏导等多领域工作质效，深入分析数字档案中的儿童基础信息，提炼完善亮点服务模式，逐步形成了“儿童分级分类养护”“康教护融合发展”“1+1+N未成年人救助保护‘许昌模式’”等多领域试点创新经验。

“时光改变的是档案记录载体，不变的是对孩子的关爱之心。我们希望孩子们成年之后再回首，这些温暖的瞬间依然能唤起他们对过往生活的美好回忆，能够成为照亮他们人生的一束光，激励他们以感恩之心充盈自己、提升自己，用所学所获回归社会、回报社会。”市社会福利院院长侯丹说，“下一步，我们计划建立恒温恒湿的自动化档案室，持续提升业务档案规范化、数字化、信息化建设水平，助力院内儿童健康成长。”

编辑：李梦源 刘靖雯          校对：张良

责编：杨仪              终审：黄双燕